Middle Tennessee State University crea un'interfaccia fai da te dinamica grazie al controllo Extron

Spesso eravamo chiamati a fornire assistenza nelle aule didattiche per problemi tanto semplici quanto uno schermo senza immagini causato da un computer o una document camera spenti. La nostra interfaccia di controllo AV fai da te ha ridotto a zero questi tipi di chiamate.

Middle Tennessee State University (MTSU) è un'università pubblica fondata nel 1911 con un programma biennale per la formazione degli insegnanti. Attualmente comprende otto istituti universitari che offrono corsi di laurea magistrale e un istituto di specializzazione, per un totale di oltre 300 corsi di laurea in più di 35 facoltà. MTSU è ben conosciuta per i programmi di laurea in musica e registrazione musicale, ingegneria aerospaziale e un corso di laurea in gestione dell'industria delle costruzioni unico nel suo genere.

Criticità

Con circa 20.000 iscritti ai corsi di laurea magistrale e un polo che copre 222 ettari con 55 edifici che ospitano oltre 420 aule, sale conferenze e spazi eventi dotati di tecnologia AV e più di 1000 computer proprietari, il personale del supporto tecnico IT-AV di MTSU è sempre particolarmente occupato. Molti utenti contattano il supporto tecnico per richiedere assistenza con operazioni basilari del sistema AV o per risolvere problemi marginali. Il personale tecnico era alla ricerca di una soluzione in grado di ridurre il numero di chiamate consentendo agli utenti di risolvere da sé i problemi del caso.

Grazie in parte al programma di training e alla certificazione Extron Control Professional (ECP), il team ha realizzato una soluzione ideale. Servendosi dei software Global Configurator® Professional e GUI Designer di Extron sono riusciti a mettere in campo un'interfaccia utente su touchpanel TouchLink® Pro curata sotto l'aspetto estetico e intuitiva nell'utilizzo. L'interfaccia rende più semplice la messa in funzione del sistema AV e la risoluzione di eventuali problemi sia per i docenti che per gli studenti, gli installatori del sistema e i responsabili tecnici. Il personale del supporto tecnico si serve inoltre delle capacità di gestione remota del sistema AV offerte dal software GlobalViewer® Enterprise per incrementare le capacità di risoluzione dei problemi incorporate nell'interfaccia su touchpanel.

Soluzione di progettazione

Aiuto in tempo reale che si adatta dinamicamente alle funzioni

L'interfaccia fai da te guida gli utenti che non dispongono di competenze tecniche attraverso attività ordinarie del sistema AV dall'avvio allo spegnimento in tempo reale grazie a interfacce grafiche chiare e ordinate. Queste interfacce cambiano in maniera dinamica in ogni aula, in modo da rendere disponibili all'utente controlli personalizzati che riflettono la composizione del sistema AV installato in sala. Informazioni on-screen sullo stato dei dispositivi permettono all'interfaccia fai da te di eseguire sequenze di risoluzione dei problemi interattive e semi-automatizzate per scenari comuni a cui gli utenti stessi possono porre rimedio, ad esempio cavi scollegati o dispositivi sorgente AV che si è dimenticato di accendere. Lo schermo iniziale è mostrato nella barra laterale a destra del presente articolo. La guida all'assistenza descritta nella prossima sezione illustra le schermate dell'interfaccia utente che vengono visualizzate a partire da quel punto.

Guida di assistenza all'utente con animazioni, elementi in evidenza e spiegazioni verbali e su schermo

Oltre alle indicazioni in tempo reale integrate nel sistema di controllo, gli utenti hanno la possibilità di accedere a una guida interattiva all'assistenza sul touchpanel. La guida offre istruzioni dettagliate su tutte le schermate importanti dell'interfaccia utente, mettendo in evidenza i singoli pulsanti o cursori da premere per il passaggio successivo. Ogni schermata della guida include descrizioni e narrazione audio che spiegano ogni passaggio. La guida ottiene informazioni sullo stato dei dispositivi dal sistema AV che supporta ogni aula specifica e personalizza di conseguenza il contenuto visualizzato. In questo modo le istruzioni operative che riguardano il sistema AV presentate agli utenti si applicano esclusivamente alle funzionalità dell'aula in cui si trovano. Pulsanti freccia consentono agli utenti di spostarsi avanti o indietro su qualsiasi pagina della guida all'assistenza. Per guardare un video che mostra le istruzioni che gli utenti possono ascoltare o leggere a schermo quando utilizzano la guida all'assistenza, cliccare sul video in primo piano della guida all'assistenza di MTSU nella barra laterale a destra del presente articolo.

Risoluzione dei problemi semi-automatizzata

Il personale del supporto tecnico di MTSU ha utilizzato Global Configurator Professional per sviluppare una vasta libreria di macro di risoluzione dei problemi che contribuiscono a un risparmio di tempo e costi. Se attivate da risposte degli utenti alle interfacce grafiche interattive di risoluzione dei problemi sul touchpanel, le sequenze macro eseguono un tracciamento dei segnali per localizzare i possibili punti di interruzione nei percorsi dei segnali video o audio. Le sequenze macro inviano comandi al sistema AV che attivano il lancio di un segnale di prova nel percorso di segnale da testare e il monitoraggio dello stato restituito dalle apparecchiature lungo il percorso per rilevare la presenza dei segnali. Ogni nodo sul percorso del segnale viene interrogato seguendo questa procedura, fino a che non viene individuato il punto di perdita del segnale.

Una volta localizzato, la sequenza macro invia un comando per correggere il problema o visualizza un messaggio che suggerisce all'utente quali azioni intraprendere. Le sequenze macro emulano i passaggi di risoluzione dei problemi e il partizionamento delle decisioni ("branching") che sarebbero eseguiti da un membro del personale di assistenza. Se non è possibile risolvere il problema ricorrendo alla sequenza macro applicabile, sull'interfaccia grafica del touchpanel compaiono un numero di telefono e un codice QR che consigliano di contattare il supporto tecnico al servizio helpdesk. Il supporto tecnico può guidare l'utente attraverso una diagnostica manuale utilizzando il touchpanel o assumere il controllo da remoto tramite il software GlobalViewer Enterprise. Per guardare un video che mostra la procedura di risoluzione dei problemi audio, video e di controllo, cliccare sul video in primo piano della guida alla risoluzione dei problemi di MTSU nella barra laterale a destra del presente articolo.

Pannelli di controllo di configurazione del sistema per aggiornamento e messa in servizio di nuovi sistemi

È disponibile una serie distinta di interfacce grafiche su touch screen con pannelli di controllo per la configurazione del sistema che offrono un livello avanzato di risoluzione dei problemi e aggiornamento del sistema AV e la messa in servizio di nuovi sistemi. Queste interfacce grafiche sono usate dai responsabili del supporto tecnico di MTSU per osservare lo stato delle apparecchiature del sistema AV, lanciare segnali video e audio di prova e realizzare una configurazione iniziale dei componenti del sistema AV. Gli integratori AV terzi utilizzano le interfacce grafiche per programmare, configurare e mettere in servizio i nuovi sistemi in conformità alle specifiche dei parametri chiaramente definite negli elenchi di controllo di MTSU per la messa in funzione di nuovi sistemi. In maniera simile alle altre schermate su touchpanel dell'interfaccia fai da te, queste interfacce cambiano in maniera dinamica in ogni aula in base alla composizione del sistema AV installato in sala. Vengono ad esempio visualizzate una o due serie di controlli del proiettore sull'interfaccia grafica di controllo del proiettore, a seconda che nell'aula siano installati uno o due proiettori. Tutte le funzioni contenute in queste interfacce grafiche sono inoltre disponibili tramite GlobalViewer Enterprise, così da permettere ai responsabili tecnici di accedere a questi strumenti dall'helpdesk senza doversi recare fisicamente nell'aula. Nella barra laterale a destra del presente articolo sono mostrate quattro interfacce grafiche standard di controllo della configurazione. Le interfacce di controllo della configurazione hanno permesso al personale del supporto tecnico di MTSU e agli integratori di sistemi AV esterni di risparmiare una quantità considerevole di ore di lavoro.

Pratico sviluppo dell'interfaccia fai da te di MTSU grazie alla standardizzazione dei prodotti

Come illustrato dalle descrizioni precedenti, l'interfaccia fai da te è dettagliata e dinamica. Può elaborare molte permutazioni e combinazioni in base a scelte interattive degli utenti, partizionando le decisioni all'interno dei flussi logici di risoluzione dei problemi, e numero e tipo di componenti che costituiscono il sistema AV in un'aula qualsiasi. Per guardare una panoramica video che descrive i metodi di approccio alla configurazione del sistema AV del personale di supporto tecnico AV di MTSU utilizzando Global Configurator Professional, cliccare sul video esplicativo in primo piano sulla configurazione del sistema AV con Global Configurator Professional di MTSU nella barra laterale a destra del presente articolo.

Una gran parte della logica di partizionamento eseguita dalla programmazione dell'interfaccia è basata sul routing dei segnali AV effettuato dallo switcher AV. Per ridurre al minimo il tempo e la manodopera richiesti per programmare l'interfaccia e il sistema di controllo complessivo, il personale del supporto tecnico di MTSU ha preso la decisione strategica di standardizzare le apparecchiature ricorrendo a un unico switcher AV per tutti i nuovi sistemi AV. Il team ha stabilito che la matrice di presentazione con scaler 8x4 DTP CrossPoint 84 4K era in grado di offrire la migliore soluzione, raggiungendo un compromesso fra prezzo e requisiti di funzionalità.

Risultati

L'idea del personale del supporto tecnico IT-AV di MTSU all'inizio dello sviluppo dell'interfaccia utente fai da te era di automatizzare quante più procedure manuali e fornire a docenti, studenti e ad altri utenti che non dispongono di competenze tecniche gli strumenti per risolvere rapidamente e autonomamente problemi AV marginali.

Stando alle parole di James Copeland, che guida il team IT-AV di MTSU in veste di direttore dei servizi Client Services per la tecnologia didattica, l'interfaccia fai da te, resa funzionale grazie a Global Configurator Professional, ha dimostrato il proprio valore per gli utenti finali e per il team di assistenza stesso. James osserva: "in precedenza i docenti ci chiamavano spesso in aula per problemi tanto semplici quanto uno schermo senza immagini causato da un computer o una document camera spenti. Adesso il touchpanel invita gli utenti ad accendere il computer con il messaggio 'Please Power-on the PC’ e quando il sistema rileva un segnale attivo il pannello conferma lo stato con il messaggio ‘PC Signal Detected’. Una soluzione semplice come questa ha ridotto le chiamate a zero e ci consente di risparmiare tempo prezioso".

Copeland prosegue: "gli studenti lavoratori che ci aiutano in ruoli di supporto tecnico vedono un ricambio molto elevato dovuto ai calendari delle lezioni. Eravamo costantemente impegnati a formare nuovo personale. L'interfaccia fai da te contribuisce a ridurre il tempo necessario all'apprendimento e ci permette di usufruire in maniera efficiente di questa forza lavoro transitoria". Oltre a questi benefici, gli strumenti di messa in servizio dei sistemi offerti dall'interfaccia rendono più autosufficienti gli installatori terzi.

L'interfaccia di controllo AV fai da te è un esempio coronato da chiaro successo che ha spinto il team di sviluppo, legittimamente orgoglioso e composto da James Copeland, Dustin Cunningham, Aaron Dill, Jonathan Moore e Dustin Smith, a ricercare metodi per condividere le conoscenze e le tecniche messe a punto con i propri omologhi nel campo AV educational e con la più ampia comunità AV. Questo articolo è il primo passo nel raggiungimento di tale obiettivo.

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